Kleinster Aufwand, größte Sicherheit und höchste Aktualität – Entwicklung und Implementierung eines komplexen Inventarverwaltungssystems im weltweit drittgrößten Pharmaunternehmen
F. Hoffmann-La Roche AG ist ein weltweit tätiges Pharmaunternehmen sowie Hersteller von Reagenzien und Geräten zur medizinischen Untersuchung mit Hauptsitz in Basel. Roche ist das drittgrößte Pharmaunternehmen weltweit. Aktuell forscht Roche besonders auf den Gebieten Onkologie, Virologie und Transplantationsmedizin. Im Ranking der 20 Unternehmen mit den weltweit höchsten Ausgaben für Forschung und Entwicklung (F&E) stand Roche im Jahr 2015 (nach Microsoft und vor Google) an fünfter Stelle.
Vajasoft wurde im Rahmen eines Auswahlverfahrens beauftragt, bei F. Hoffmann-La Roche ein Anlageninventursystem mit einer Schnittstelle zu SAP FI-AA zu implementieren. Im ersten Schritt wurde als Pilotprojekt eine Inventur des Anlagevermögens in mehreren Abteilungen durchgeführt.
Im Vorfeld wurden zunächst die Anforderungen an das Inventursystem definiert. Die vom System zu unterstützenden Prozesse wurden erst während der Planungsphase für das Inventursystem entwickelt. In der Entwurfsphase erfolgten Änderungen an den gewünschten Funktionen des Systems, die durch die große Flexibilität der Software in kürzester Zeit umgesetzt werden konnten.
So wurde unter anderem festgelegt, welche Informationen zwischen dem Inventursystem und der Anlagenbuchhaltung in SAP ausgetauscht werden sollen. F. Hoffmann-La Roche konnte dabei frei definieren, welche Felder davon während der Inventur Informationszwecken dienen und welche mittels MDE aktualisiert werden sollen.
Als Softwaremodule wurden dabei die Inventursoftware Vajasoft AIS, Vajasoft AIS Web, Vajasoft AIS Mobile sowie das Drucksystem Vajasoft SAP-Label eingesetzt. Die Auswahl der Hardware fiel auf leistungsfähige, robuste und ausdauernde ZEBRA-MDEs und Drucker. Im Vergleich zu üblichen RFID-Tags kamen solche zum Einsatz, die sowohl auf metallischen, als auch auf nicht-metallischen Oberflächen außerordentlich gute Leseeigenschaften zeigen. Durch das zusätzliche Bedrucken mit Barcode, Logo und Klarschrift sowie einem extrem fest haftenden Kleber wurde so ein sehr robustes und nachhaltiges Erkennungssystem geschaffen, das Inventuren extrem vereinfacht.
Die Konfiguration aller Softwaremodule erfolgte durch Vajasoft auf Basis der gemeinsam abgestimmten Systemanforderungen. Dabei wurde für F. Hoffmann-a Roche eine ganzheitliche Lösung geschaffen, die gewährleistet, dass über den Prozess der Erstinventur hinaus die laufenden Wareneingänge mit einer Kennzeichnung durch Barcodeetiketten versehen werden können und Folgeinventuren mit kleinstem Aufwand und größter Sicherheit für das Inventurergebnis möglich sind. Gleichzeitig wurde sichergestellt, dass die geplante Inventur effizient und sicher innerhalb der geplanten Zeitspanne durchgeführt werden konnte. Die Definition der Systemarchitektur wurde durch die Arbeitsweise der Mitarbeiter aus der Anlagenbuchhaltung mit dem System bestimmt und in enger Zusammenarbeit mit den IT-Verantwortlichen geplant.
Zusätzlich zum eigentlichen Inventursystem wurde ein Webportal installiert, welches einigen hundert Verantwortlichen in den Kostenstellen erlaubt, jederzeit Aktualisierungen für die Anlagen in ihrem Verantwortungsbereich zu melden. Dabei kann zusätzlich zu den Meldungen über das Webportal auf eine von Vajasoft entwickelte App für Smartphones zugegriffen werden. Meldungen über Verschrottung, Verschenkung und auch Umsetzung werden so unmittelbar in Form eines standardisierten Workflows an die Anlagenbuchhaltung übermittelt.
Der erste Rollout erfolgte unmittelbar vor dem Inventurstart. Das Prozessmodell für die zu berücksichtigenden Geschäftsvorfälle wurde jedoch weiterentwickelt und führte zu Änderungen am Gesamtsystem, die noch während der laufenden Inventur umgesetzt werden konnten. Vajasoft unterstützte hier flexibel und schnell die dafür notwendige Migration der Daten. Nach der Installation des Systems wurden die verantwortlichen Mitarbeiter von F. Hoffmann-La Roche für die Benutzung des Inventursystems geschult. Damit sollten sie in die Lage versetzt werden, bereits während der Inventur die notwendige Prüfung von Inventurteilergebnissen, die wöchentlich von den Inventurteams übermittelt werden sollten, vorzunehmen. Gleichzeitig sollen sie selbständig alle Aufgaben während einer Inventur unter Nutzung von Vajasoft AIS erledigen können. Die Einweisung in die Funktionen waren dabei ebenso obligatorisch wie in die Benutzung der MDE und Drucker.
Das Webportal und die dazugehörige App wurden in ihrer Benutzerführung so vereinfacht, dass auch ungeschultes Personal diese benutzen können, was zudem die Anmeldung via Single Sign-on (SSO) sowohl für das Webportal als auch für die Bedienung der Schnittstelle zu SAP umfasste.
In Vorbereitung der Inventur wurden alle relevanten Anlagestammdaten aus SAP in das Inventursystem importiert und durch die Inventurteams einer Inventur unterzogen. Dabei wurden vor Ort die RFID-Tags programmiert, bedruckt und auf den einzelnen Gegenständen gemäß einer im Vorfeld entwickelten Klebevorschrift verklebt. Durch die von Vajasoft verwendete RFID- Technologie ist auch gewährleistet, dass RFID-Tags für Anlagestammsätze jederzeit reproduziert werden können.
Nach der Inventur konnte das Inventurergebnis mit dem automatischen Soll-Ist-Vergleich – eine der Kernfunktionen von Vajasoft AIS – schnell geprüft und zu SAP zurück übermittelt werden.
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