Im Vorfeld wurden zunächst die Anforderungen an das Inventursystem definiert. Die vom System zu unterstützenden Prozesse wurden erst während der Planungsphase für das Inventursystem entwickelt. In der Entwurfsphase erfolgten Änderungen an den gewünschten Funktionen des Systems, die durch die große Flexibilität der Software in kürzester Zeit umgesetzt werden konnten.

So wurde unter anderem festgelegt, welche Informationen zwischen dem Inventursystem und der Anlagenbuchhaltung in SAP ausgetauscht werden sollen. F. Hoffmann-La Roche konnte dabei frei definieren, welche Felder davon während der Inventur Informationszwecken dienen und welche mittels MDE aktualisiert werden sollen.

Als Softwaremodule wurden dabei die Inventursoftware Vajasoft AIS, Vajasoft AIS Web, Vajasoft AIS Mobile sowie das Drucksystem Vajasoft SAP-Label eingesetzt. Die Auswahl der Hardware fiel auf leistungsfähige, robuste und ausdauernde ZEBRA-MDEs und Drucker. Im Vergleich zu üblichen RFID-Tags kamen solche zum Einsatz, die sowohl auf metallischen, als auch auf nicht-metallischen Oberflächen außerordentlich gute Leseeigenschaften zeigen. Durch das zusätzliche Bedrucken mit Barcode, Logo und Klarschrift sowie einem extrem fest haftenden Kleber wurde so ein sehr robustes und nachhaltiges Erkennungssystem geschaffen, das Inventuren extrem vereinfacht.

Die Konfiguration aller Softwaremodule erfolgte durch Vajasoft auf Basis der gemeinsam abgestimmten Systemanforderungen. Dabei wurde für F. Hoffmann-a Roche eine ganzheitliche Lösung geschaffen, die gewährleistet, dass über den Prozess der Erstinventur hinaus die laufenden Wareneingänge mit einer Kennzeichnung durch Barcodeetiketten versehen werden können und Folgeinventuren mit kleinstem Aufwand und größter Sicherheit für das Inventurergebnis möglich sind. Gleichzeitig wurde sichergestellt, dass die geplante Inventur effizient und sicher innerhalb der geplanten Zeitspanne durchgeführt werden konnte. Die Definition der Systemarchitektur wurde durch die Arbeitsweise der Mitarbeiter aus der Anlagenbuchhaltung mit dem System bestimmt und in enger Zusammenarbeit mit den IT-Verantwortlichen geplant.

Zusätzlich zum eigentlichen Inventursystem wurde ein Webportal installiert, welches einigen hundert Verantwortlichen in den Kostenstellen erlaubt, jederzeit Aktualisierungen für die Anlagen in ihrem Verantwortungsbereich zu melden. Dabei kann zusätzlich zu den Meldungen über das Webportal auf eine von Vajasoft entwickelte App für Smartphones zugegriffen werden. Meldungen über Verschrottung, Verschenkung und auch Umsetzung werden so unmittelbar in Form eines standardisierten Workflows an die Anlagenbuchhaltung übermittelt.