Im Rahmen der Projektabstimmungen wurden zunächst die Anforderungen an das Inventursystem definiert, wobei von beiden Seitenbei der Planung großen Wert auf eine Nachhaltigkeit des Systems gelegt wurde. Die Anpassungsmöglichkeiten der Softwarelösungen von Vajasoft erleichterte die Umsetzung der vom WDR gewünschten Prozesse. Individuelle Wünsche konnten so in kürzester Zeit umgesetzt werden. Dazu gehörte neben dem Material und Layout des Barcodeetiketts auch die Festlegung, welche Informationen zwischen dem Inventursystem und der Anlagenbuchhaltung in SAP ausgetauscht werden sollen. Der WDR konnte dabei frei definieren, welche Felder Informationszwecken während der Inventur dienen und welche Felder während der Inventur mittels MDE aktualisiert werden sollen. Als Softwaremodule wurden dabei die Inventursoftware Vajasoft AIS und Vajasoft AIS Mobile, sowie das Drucksystem Vajasoft SAP-Label eingesetzt. Die Auswahl der Hardware fiel auf leistungsfähige, robuste und ausdauernde ZEBRA-MDEs und Drucker.

Die Konfiguration aller Softwaremodule erfolgte durch Vajasoft nach der gemeinsamen Abstimmung über die Anforderungen an das System. Dabei wurde für den WDR eine ganzheitliche Lösung geschaffen, die gewährleistet, dass über den Prozess der Erstinventur hinaus die laufenden Wareneingänge mit einer Kennzeichnung durch Barcodeetiketten versehen werden können und Folgeinventuren mit kleinstem Aufwand und größter Sicherheit für das Inventurergebnis möglich sind. Gleichzeitig wurde sichergestellt, dass die geplante Inventur effizient und sicher innerhalb der geplanten Zeitspanne durchgeführt werden kann. Die vorgegebene Arbeitsweise der Mitarbeiter aus der Anlagenbuchhaltung bestimmte maßgeblich die Definition der Systemarchitektur. Diese wurde in enger Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen der IT-Verwaltung geplant.

Die Testphase des Gesamtsystems konnte nach Zwischentests der Teilkomponenten, die bereits bei der Installation stattfanden, innerhalb von nur zwei Tagen abgeschlossen werden und die Inventur direkt nach dem Rollout beginnen.